Plánujeme veletrh

Plánujete účast na veletrhu? Co všechno je potřeba udělat a naplánovat? Jak na nic nezapomenout? Poradíme vám, na co se připravit, krok za krokem.

Čeho chcete účastí na veletrhu dosáhnout?

Ještě před tím, než s organizováním začnete, promyslete si, co je hlavním důvodem, proč na veletrh chcete a čeho tím chcete docílit. Tento cíl by měl samozřejmě ladit s vaší celkovou firemní a vlastně i marketingovou strategií, protože je její součástí.

Výběr správného veletrhu 

Hodí se pro váš produkt spíše veletrh, nebo prodejní výstava? Anebo bude vhodnější poohlédnout po nějaké virtuálním veletrhu? Jaké má výstaviště prostory, v jakém pavilonu můžete vystavovat a jaké nabízí technické zázemí?

Harmonogram příprav

Co všechno budete v rámci veletrhu realizovat? Rozdělte si přípravy do jednotlivých dílčích úkolů a přiřaďte k nim termíny dokončení tak, abyste vše s přehledem stihli a nenakupilo se vše na poslední chvíli.

Rozpočet a kontrola plánu

Pokud máte harmonogram a plán toho, jak veletrh bude probíhat a co vše na něm potřebujete, odhadněte, kolik peněz vás to bude stát. Máte na to dostatečný budget?

Výběr a návrh stánku

Umístění stánku je rozhodující. Zpravidla jsou efektivnější stánky rohové, do nichž má možnost návštěvník přijít z obou rohů. Na výběr jsou ale také například řešení v řadě nebo situované jako ostrůvek.

Víte-li, jak zhruba velký stánek bude a jaký bude mít tvar, určete téma, s jakým budete na veletrhu prezentovat své produkty. Při rozvrhování jednotlivých prvků stánku a exponátů. Pozor si dejte na psychologické bariéry a věci, které by mohly návštěvníkům bránit v pohybu. Expozice by měla být poutavá a interaktivní, návštěvník by měl mít možnost přístupu k exponátům.

Motivace zaměstnanců

Nezapomínejte na lidský faktor. Obsluha stánku by měla mít dobré komunikační schopnosti, musí být příjemná a ochotná. Rozdejte jim instrukce a proškolte je o tom, co mají dělat, aby stánek na okolí dobře působil. Veletrhy většinou trvají více dní, zajistěte včas svému personálu ubytování.

Doprovodný program

K veletrhům patří doprovodný program. Myslete nejen na to, abyste byli zajímaví pro novináře, ale i širokou a odbornou veřejnost. Nezapomínejte ani na své obchodní partnery nebo své VIP hosty. Každá z těchto skupin má jiné požadavky.

Pozvánky a propagační materiály

Čtvrt roku před veletrhem začněte s výrobou pozvánek na veletrh, které před veletrhem rozešlete svým obchodním partnerům. Budete účast na veletrhu propagovat v tisku? Kde všude budete účast na veletrhu propagovat? Připravte podklady pro veletržní katalog.